Dal dicembre 2014 la Questura di Agrigento è la prima Questura d’Italia completamente digitalizzata, avendo completato le procedure di uno specifico progetto del Ministero dell’interno.
All’interno della locale Divisione Anticrimine è stata creato un settore denominato “AREA DIGITALIZZATA TELEMACHUS”, il cui personale specializzato gestisce le procedure attraverso il sistema MPG Web.
Tutti i documenti, i fascicoli e gli atti degli uffici della Questura e dei Commissariati di P.S. distaccati, in conformità alle direttive Emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale sul protocollo informatico (DPR n. 428/98 e successive modificazioni), vengono convogliati presso un Archivio Virtuale Dedicato (c.d. cloud), creato presso il CEN (centro elettronico nazionale) della Polizia di Stato di Napoli che ha il compito di raccogliere e custodire dunque tutti i documenti della Questura di Agrigento che vi vengono via via inseriti, sia che si tratti di nuovi atti, sia che si tratti di documenti cartacei già esistenti che vengono “scannerizzati” e trasformati in formato PDF.
Scopo del progetto è quello di risolvere quasi completamente alcune criticità tipiche degli uffici pubblici, e che riguardavano anche la Questura di Agrigento, come il considerevole flusso di corrispondenza in entrata ed uscita, l’accumulo di corrispondenza, la mancanza di spazi disponibili per archiviare i documenti.
E’ stato infatti progressivamente canalizzata tutta la posta in entrata ed in uscita e trasformata in posta virtuale, permettendo ai vari uffici di poter lavorare on line, evitando il ricorso alla stampa ed all’uso della carta in genere.
L’obiettivo principale è stato quello di eliminare la circolazione interna ed esterna dei documenti cartacei, attraverso la digitalizzazione dell’intero ciclo del documento, al fine di migliorare l’efficienza interna degli uffici, ottenere significative riduzioni dei consumi, dei costi di spedizione e dei tempi di procedimenti. In questo modo, anche cercare un documento sarà più facile e veloce.
Da quando è stato avviato il progetto si è registrato un significativo abbattimento delle spese postali e di invio fax, un risparmio di carta pari a quasi il 50% .
Nei mesi scorsi è stato avviato anche un percorso di sensibilizzazione nei confronti di quelle istituzioni, enti o associazioni, che scrivendo alla Questura di Agrigento, non adottavano ancora l’uso della Posta elettronica certificata o della messaggistica interna certificata.
Si tratta dunque di una rivoluzione informatica, realizzata in pochi mesi, che consente di snellire la burocrazia, di unificare e razionalizzare la protocollazione di ingresso della posta, di facilitare la consultazione e l’inserimento dei dati di evitare una notevole mole di lavoro all’archivio generale della Questura, che era costretto a ricercare e conservare tutti gli atti nei fascicoli cartacei.
